Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (kurz „Daten") daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Mit dieser Datenschutzerklärung wollen wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten in unserem Unternehmen und die Ihnen zustehenden datenschutzrechtlichen Ansprüche und Rechte umfassend im Sinne des Art. 13 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU DS-GVO) informieren.
Diese Datenschutzinformation gilt für alle Nutzer des Intranets AWORLD.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
Verantwortlich ist
AWO Bezirksverband Unterfranken e.V., Kantstr. 45a, 97074 Würzburg
Tel: 0931 29938-0, Email: info@awo-unterfranken.de
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist
Christian Volkmer, Projekt 29 GmbH & Co. KG, Ostengasse 14, 93047 Regensburg
Tel.: 0941-2986930, E-Mail: c.volkmer@projekt29.de
2. Welche Daten werden verarbeitet, für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?
Die Plattform AWORLD ist ein Social Intranet für die Informationsbereitstellung, Kommunikation und Vernetzung der Beschäftigten sowie der zur Teilnahme eingeladenen externen Personen. Die Nutzer des Intranets stellen dort durch Posten und Kommentieren Daten bereit, im Wesentlichen sind dies tätigkeitsrelevante Unterlagen und Informationen.
Für die Nutzung des Intranets ist ein Benutzerkonto erforderlich. Als Mindestanforderung ist hierzu der Klarname (d.h. Vor- und Nachname) als Nutzername anzugeben (Pflichtangabe). Jeder Nutzer kann seinem Profil weitere, freiwillige Angaben hinzufügen (z.B. Foto, Telefonnummer, Adresse, Geburtsdatum). Diese Daten können vom Nutzer jederzeit selbst in seinem Profil gelöscht werden. Die Pflichtangabe des Benutzerkontos ist erforderlich, um sich im Intranet anmelden und dieses nutzen zu können.
Wir verarbeiten Ihre Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz 2018 in der jeweils geltenden Fassung:
• zur Wahrung berechtigter Interessen (Art 6 Abs. 1 lit.f DS-GVO):
Aufgrund einer Interessenabwägung kann eine Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgen: Anlegen eines Benutzerkontos für Beschäftigte und Externe zum Zwecke der Anmeldung und Nutzung des Intranets.
• im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs. 1lit.a DSGVO):
Mit Bestätigen der Nutzungsbedingungen erklärt der Nutzer seine Einwilligung in die Verarbeitung der freiwillig angegebenen Daten des Benutzerkontos.
3. Wer hat Zugriff auf meine Daten oder erhält meine Daten?
Innerhalb unseres Unternehmensverbandes beschränken wir den Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten auf die Mitarbeiter*innen, die sie zur Umsetzung der berechtigten Interessen benötigen bzw. wenn Sie uns Ihre Einwilligung gegeben haben. Dies sind insbesondere die internen Admins zur inhaltlichen und technischen Betreuung des Intranets.
Wir nutzen das Intranet System des Anbieters Haiilo GmbH (www.haiilo.com) als Cloud-Lösung. Die Haiilo GmbH erbringt Bereitstellungs-, Hosting- und Wartungsdienste im Zusammenhang mit dem Intranet. Wenn wir einen Dienstleister im Sinn einer Auftragsverarbeitung einsetzen, bleiben wir dennoch für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten. Die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter haben gegebenenfalls Zugriff auf Daten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen.
Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmensverbandes erfolgt bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung/Erlaubnis, zur Umsetzung berechtigter Interessen oder wenn Sie uns Ihre Einwilligung gegeben haben. Externe Datenempfänger können z.B. Behörden oder Gerichte im Rahmen der Rechtsverfolgung und –verteidigung sein.
4. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Die geposteten Inhalte und Kommentare werden in der Regel nur bei Vorliegen eines in den Nutzungsbedingungen niedergelegten Grundes gelöscht (z.B. bei gesetzeswidrigen Inhalten).
Das Benutzerkonto eines Beschäftigten wird nach Austritt aus dem AWO Bezirksverband Unterfranken e.V. bzw. seinem Tochterunternehmen gelöscht. Das Benutzerkonto eines externen Nutzers wird auf dessen Antrag bzw. nach Beendigung der Zusammenarbeit deaktiviert.
Nach Löschung eines Benutzerkontos werden die Daten unterhalb eines Posts bzw. eines Kommentars der betreffenden Person anonymisiert, um eine Identifizierung des Nutzers auszuschließen.
Im Übrigen verarbeiten wir Ihre Daten bis zur Beendigung von eventuellen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.
5. Werden personenbezogene Daten an ein Drittland übermittelt?
Grundsätzlich werden von uns keine Daten an ein Drittland übermittelt. Eine Übermittlung findet im Einzelfall nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, Standardvertragsklauseln, geeigneter Garantien oder Ihrer ausdrücklichen Zustimmung statt.
6. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit und auf Beschwerde gemäß den Voraussetzungen des Datenschutzrechts.
Recht auf Auskunft:
Sie können von uns eine Auskunft verlangen, ob und in welchem Ausmaß wir Ihre Daten verarbeiten.
Recht auf Berichtigung:
Verarbeiten wir Ihre Daten, die unvollständig oder unrichtig sind, so können Sie jederzeit deren Berichtigung bzw. deren Vervollständigung von uns verlangen.
Recht auf Löschung:
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern wir diese unrechtmäßig verarbeiten oder die Verarbeitung unverhältnismäßig in Ihre berechtigten Schutzinteressen eingreift. Bitte beachten Sie, dass es Gründe geben kann, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen, z.B. im Fall von gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten.
Unabhängig von der Wahrnehmung Ihres Rechts auf Löschung, werden wir Ihre Daten umgehend und vollständig löschen, soweit keine diesbezügliche rechtsgeschäftliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:
Sie können von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn
- Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen.
- die Verarbeitung der Daten unrechtmäßig ist, Sie aber eine Löschung ablehnen und stattdessen eine Einschränkung der Datennutzung verlangen,
- wir die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigen, Sie diese Daten aber noch zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, oder
- Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt haben.
Recht auf Datenübertragbarkeit:
Sie können von uns verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und dass Sie diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln können, sofern
- wir diese Daten aufgrund einer von Ihnen erteilten und widerrufbaren Zustimmung oder zur Erfüllung eines Vertrages zwischen uns verarbeiten, und
- diese Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
Bei technischer Machbarkeit können Sie von uns eine direkte Übermittlung Ihrer Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
Widerspruchsrecht:
Verarbeiten wir Ihre Daten aus berechtigtem Interesse, so können Sie gegen diese Datenverarbeitung jederzeit Widerspruch einlegen; dies würde auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling gelten. Wir verarbeiten dann Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Beschwerderecht:
Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen aufklären zu können. Sie haben selbstverständlich auch das Recht, sich an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde, das jeweilige Landesamt für Datenschutzaufsicht, zu wenden.
Sofern Sie eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen wollen, so wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern.
7. Weitere Datenschutzinformationen der Haiilo GmbH
Im Übrigen gelten die Datenschutzinformationen der Haiilo GmbH zur Nutzung der Haiilo Cloud, die unter https://haiilo.com/de/datenschutz-cloud abgerufen werden können.
März 2023